Как организовать удаленную работу?

Согласно результатам опроса, 9 из 10 сотрудников предпочли бы работать удаленно. При этом 48% респондентов хотели бы работать дома, а 42% – находясь на природе.
(из опроса компании «Майкрософт»)

К сожалению, среди руководителей организаций, согласившихся отпустить своих подчиненных на природу, нашлось лишь 6% смельчаков. Оставим в стороне философские размышления о преимуществах и недостатках «удаленки» и поговорим о технической стороне вопроса.

IP-телефония

Основной способ взаимодействия у людей – это разговор. Обычные телефонные разговоры обойдутся дорого, если участники проекта живут в разных городах или даже странах. Кроме того, наши телефонные линии стремительно стареют и редко поддерживают конференц-связь, следовательно организовать общение более двух человек не получится. Кстати, в офисах тоже начинают активно продвигать VOIP-технологии, а это о многом говорит.

Первое, что приходит в голову для организации IP-телефонии – это Skype (www.skype.com). «Удобно, популярно и не требует дополнительных расходов!» – вот самый частый аргумент в пользу этого продукта. На самом деле клиент Skype довольно требователен к трафику. И для звонков на мобильные или городские телефоны все-таки придется заплатить деньги SIP-оператору. Хотя расходы будут намного меньше корпоративных счетов за мобильную связь.

В конференциях Skype можно общаться впятером, а при использовании механизма Skypecast (голосовой чата с модератором и «переходящим микрофоном») число участников разговора может достигать сотни. При наличии у всех сотрудников мощных компьютеров и быстрого (а желательно и безлимитного) интернет-канала.

В поисках альтернатив Skype можно посоветовать обратить внимание на сайт www.flashphone.com. С этим сервисом можно работать как через браузер, так и при помощи программы-клиента. Сервис полностью русифицирован.

Мессенджеры

Для быстрого обмена сообщениями и для передачи точных данных (ссылки, фрагменты программного кода или текста) отлично подходят интернет-мессенджеры, к тому же они обычно поддерживают сохранение истории, а значит, к содержавшимся в разговоре сведениям всегда можно вернуться. Тут уже все зависит от привычки. Кто-то поставит старую добрую «аську», а кто-то предпочтет более продвинутый jabber-клиент (тут потребуется помощь специалистов, но взамен вы получите лучшую защищенность данных и гибкую надстройку под персональные нужды организации). Загляните на сайты www.icq.com и www.jabber.ru.

Электронная почта

Не стоит забывать и про электронную почту. Несмотря на бурное развитие «заменителей», этот вид обмена сообщениями не собирается сдаваться. Вот некоторые плюсы электронной почты: «Письма могут доставляться как напрямую, так и после одобрения модераторами. Список рассылки может сохранить историю этих сообщений и автоматически сформировать их дайджест за определенный период времени. Благодаря этому архив внутригрупповой переписки становится централизованным и доступным для удаленного использования и вполне может стать основой документации проекта».

Обилие почтовых клиентов позволяет найти лучшее соотношение функциональности и цены. В качестве функциональной и бесплатной замены монстра Outlook от Microsoft (входит в пакет Microsoft Office) можно порекомендовать клиент Thunderbird от Mozilla Foundation.

Комплексные системы управления групповой работой

Существуют и полноценные системы управления групповой работой – их можно установить у себя в офисе, чтобы составлять график работы, следить за ходом выполнения заданий и т.д.

Среди бесплатного софта стоит отметить phpGroupWare – это почти 50 разных модулей: календарь с функцией напоминания, адресная книга, диспетчер проектов, список дел, почта и диспетчер файлов. Почтовый сервер поддерживает графику и файлы-приложения в письмах. Полностью настраиваемые внешний вид системы и язык ее интерфейса. Есть функция разделение пользователей на группы. Сайт – www.phpgroupware.org

Второй комплекс называется eGroupWare. Он включает в себя почту, адресную книгу, календарь, журнал (можно делать заметки, вести списки дел и телефонных звонков). Встроенная система управления контентом позволит создать внутренний сайт, форум или базу знаний на wiki-движке. eGroupWare бесплатен и поставляется по лицензии GNU GPL. Сайт – www.egroupware.ru

Бесплатных русскоязычных аналогов нет, но можно посмотреть разработку компании TeamWox. На сайте существует возможность ознакомиться с демо-версией программы.

Online-презентации

Полный набор функций нужен не во всех проектах, поэтому важным аспектом groupware является модульность. Например, можно установить только календарь рабочей группы для отслеживания сроков выполнения проекта.