Особенности письменной коммуникации. Как сделать её эффективнее.

Нынче вопрос письменной коммуникации и вообще актуален, и в связи с переходом на удалёнку стал вообще чуть ли не номером первым (не считая конечно совещаний по видео-связи)))).

Собственно поэтому в статье - несколько важных аспектов письменной коммуникации и крутая идея о том, как легко сделать её более результативной.

Чем отличается письменная коммуникация от устной?

Письменная коммуникация требует больше времени. 

В этом очевидно её ограничение (дольше писать, дольше читать, дольше ждать ответа), привет всем любителям аудиосообщений)))

Однако в этом же и её несомненный плюс: можно обдумать своё сообщение (сложнее "ляпнуть" что-то, о чём потом придётся жалеть), переписать его, остыть от эмоций...

А ещё - если цель коммуникации серьёзная и цена вопроса/риски высоки - у вас есть время показать сообщение другому человеку (проверить его понятность, отсутствие обидных словечек и пр.).

В письменной коммуникации значительно уменьшена возможность эмоционального влияния.

Это снова минус: нельзя сыграть голосом, мимикой, дополнить впечатление изменением позы, дистанции, жестами, - в помощь только смайлы (которые кстати ещё и бесят многих, особенно в деловой коммуникации) и знаки препинания.

И это снова плюс: нет риска, что в самый неподходящий момент (например, при назывании цены в продажах) дрогнет голос или выдаст скрытую эмоцию выражение лица/ухмылка/нервный жест/лишний звук. 

В письменной коммуникации отсутствует мгновенная обратная связь.

В ней невозможно считать по лицу и голосу собеседника его отношение к сообщению, а на каждый вопрос приходится дожидаться ответа, иногда подолгу - см.пункт 1))) А значит, сложно и откорректировать своё сообщение (в отличие от устной коммуникации, где можно сразу объяснить, что вы имели в виду).

Ну и ещё ряд особенностей, требующих концентрации внимания и перепроверки:

• Грамотность (или её отсутствие), которая бросается в глаза, и порой вызывает у собеседников сильные негативные эмоции.
• Автозамены и опечатки, которые иногда создают смешные ситуации, а иногда и оскорбительные (как на картинке чуть ниже).
• Риск технических сбоев - например, когда сообщения доставляются не по очереди, и это искажает весь смысл коммуникации.

Как же повысить эффективность письменной коммуникации?

Конечно, первым (и основным) делом грамотно сформулировать КОНТЕКСТ! 

А именно - то, что позволит собеседнику быстро войти в ситуацию и понять, что от него хотят.

Это может быть:

• Вводная информация (ваше представление, если вы недавно познакомились, упоминание договорённостей, тема текущей переписки, ваша цель и пр.).
• Предыстория (история вашего знакомства, отсылки к прошлому сотрудничеству, ситуация, которая привела к необходимости текущей коммуникации и т.п.).
• Важные факты (номера и даты документов, места их хранения, если вы просите что-то переслать, чёткие наименования и пр.). 

То есть, как надо:

Вася, привет. Это Маша из оптового отдела. На прошлой неделе на совещании по вопросу выращивания лилий мы говорили про органические удобрения, и ты обещал мне переслать доклад 2018 года на эту тему. Скинь его, пожалуйста.

Как не надо:

Вася, привет, скинь доклад.
И Вася пишет: Ты кто?!
Вы: Я Маша.
А он: Какая Маша?
А вы: Из оптового отдела.
А он: Ну ладно, и какой тебе доклад от меня нужен?!
А вы ему: Про лилии.
И он такой: У меня их 488, я вообще-то на лилиях специализируюсь! Тебе какой?!
А вы: Ну про удобрения!
А он: Пипипи, половина из них про удобрения! Химические?!
Вы: Ты дурак что ли, органические!
…
Ну в общем вы поняли)))